قوانین و مقررات مربوطه به ساخت و ساز، شامل تمامی مراحل ساخت از زمان شروع به ساخت تا اتمام آن می شود، همانطوری که در ابتدای شروع به ساخت و ساز اخذ پروانه ساختمانی لازم است، برای ادامه کار و فعالیت ساخت و ساز رعایت مندرجات پروانه ساختمانی، نیز الزامی می باشد.
ساخت و ساز زمانی قانونی قلمداد می شود که تمامی مراحل ساخت، مطابق با مندرجات در پروانه ساخت و ساز باشد و مشخصات آن به درستی انجام گرفته باشد. رعایت کلیه قوانین و مقررات موجود دراین راستا، موجب می شود تا در پایان کار ساخت و ساز، بتوان برای اخذ سند رسمی بر مبنای ساخت و ساز صورت گرفته اقدام کرد.
برای برخورداری از سند رسمی تفکیک شده در هر ساختمان، نیاز است تا اقدامات قانونی که مقدمه اخذ سند رسمی است رعایت شود. همان طوری که در ابتدای شروع به ساخت و ساز، اخذ پروانه ساختمانی برای اقدام به ساخت الزامی است. برای دریافت سند رسمی تفکیک شده هم ارائه صورت مجلس تفکیکی به عنوان یک مقررات قانونی به اداره ثبت الزامی می باشد.
مالک یا مالکین و همچنین سازندگان ملک برای دریافت سند تفکیک شده، پس از اتمام کار ساخت و ساز می بایست حدود و مشخصات کلیه واحد های ساخته شده، و قسمت های مشترک ( مشاع) در ساختمان را به دقت مشخص نمایند. این اقدامات به منظور این است تا اداره ثبت بتواند با استناد به آنها سند تفکیک شده برای هر واحد صادر نماید.
تمامی مشخصات ساختمان پس از اتمام کار ساخت و ساز در صورت جلسه ای تنظیم می شود، صورت جلسه مذکور که حاوی تمام اطلاعات ساختمان به صورت دقیق است، صورت جلسه تفکیکی نامیده می شود و ارائه آن برای اخذ سند رسمی تفکیک شده لازم است. درحقیقت تنظیم و ارائه صورت جلسه تفکیکی مقدمه اخذ سند رسمی تفکیک شده است.
طبق قانون اخذ صورت جلسه تفکیکی برعهده مالک اصلی ملک است، فروشندگان املاک نوساز و همچنین سازنده طبق تعهدات خود در مبایعه نامه موظف به اخذ صورت مجلس تفکیکی هستند. در قرار داد های مشارکت در ساخت هم اخذ صورت مجلس تفکیکی بر عهده فروشنده و یا سازنده ملک است.
املاکی که دارای شرایط تفکیک و افراز هستند باید صورت جلسه تفکیکی برای آنها اخذ شود. املاک فاقد شرایط افراز نمی توانند صورت جلسه تفکیکی دریافت نمایند.
گرفتن صورت جلسه تفکیکی پس از اتمام عملیات ساخت و ساز و دریافت پایان کار لازم است، برای گرفتن صورت جلسه تفکیکی رعایت مواد قانونی مرتبط با موضوع جهت گرفتن تاییدیه شهرداری الزامی است.( ماده ۱۰۱ قانون شهرداری)
مالک برای تفکیک ملک خود موظف است تا نقشه تهیه نماید، نقشه مذکور که حاوی تمامی اطلاعات و مشخصات ملک است برای تصویب به شهرداری ارائه می شود و شهرداری نیز در قبال مالک موظف است پس از احتساب کسورات قانونی از ملک تائیدیه لازم را ظرف سه ماه تهیه و دراختیار مالک ملک قرار دهد.
ادارات ثبت اسناد واملاک مسئول صدور صورت جلسه تفکیکی هستند. صورت جلسه تفکیکی که لازمه صدور سند رسمی تفکیک شده است، بر مبنای نقشه تائید شده از طرف شهرداری صادر می شود. شهرداری مسئول ارائه نقشه با مشخصات دقیق و ذکر کسورات قانونی شهرداری است.
چنانچه فروشنده ملک ساخته شده از گرفتن صورت جلسه تفکیکی امتناع نماید، خریدار می تواند بر اساس قراردادی که بین آنها تنظیم شده است، الزام ایشان را به اخذ صورت جلسه تفکیکی از دادگاه بخواهد.
در مواردی که خریدار در ساخت و ساز مشارکت می نماید، شخص سازنده یا پیش فروشنده موظف به اخذ صورت جلسه تفکیکی است. هرچند که اخذ صورت جلسه تفکیکی وظیفه مالک اصلی است، اما در برخی از موارد این وظیفه به موجب قرارداد ( قراردادهای مشارکت در ساخت و یا مبایعه نامه ) به شخص دیگری منتقل می گردد.
چنانچه اخذ صورت مجلس تفکیکی از طرف مالک و یا هرکدام از افرادی که به واسطه قرارداد و یا مبایعه نامه مسئول اخذ صورت جلسه تفکیکی هستند، صورت نگیرد. خریدار یا ذی نفع در موضوع می تواند برای الزام ایشان به اخذ صورت جلسه تفکیکی، از ادارات ثبت اسناد و املاک حسب قوانین و مقررات مربوطه اقدام نماید.
قانونگذار اخذ صورت جلسه تفکیکی را پس از اتمام کار و اخذ پایان کار برای ساختمان، جزء وظایف مالک و در شرایطی هم وظیفه فروشنده یا سازنده ملک قرار داده است. همچنین امکان شکایت در دادگاه های عمومی و حقوقی را برای الزام افراد مذکور به اخذ صورت مجلس تفکیکی برای خریدار فراهم نموده است.
اخذ پروانه ساختمانی و به طبع آن دریافت گواهی عدم خلاف در ساخت و ساز، موجب می شود تا از طرف شهرداری پایان کار برای ملک ساخته شده صادر گردد. تمام موارد مذکور مقدمه ای برای دریافت صورت جلسه تفکیکی است، چنانچه صورت جلسه مذکور صادر نشود، امکان شکایت و پیگیری جهت الزام مالک یا فروشنده به اخذ صورت جلسه تفکیکی در دادگاه عمومی حقوقی فراهم می شود.
شکایت از فروشنده برای الزام به اخذ صورت جلسه تفکیکی، بهتر است با طرفیت مالک اصلی هم باشد. در دادخواست الزام فروشنده به اخذ صورت جلسه تفکیکی برای اینکه نتیجه بهتری کسب شود، نام مالک اصلی ملک نیز باید به عنوان خوانده دعوا قید شود. درحقیقت دعوای الزام به اخذ صورت جلسه تفکیکی باید به طرفیت مالک اصلی ملک هم تنظیم شود.
نکته : برای نتیجه گیری مطلوب تر برای املاکی که صورت جلسه تفکیکی ندارد و پایان کار هم صادر نشده است، در دادخواست الزام به اخذ صورت جلسه بهتر است که در قسمت خواسته اخذ پایان کار نیز قید شود. هرچند بعضی از شعبات حقوقی دادگاه ها بدون قید خواسته اخذ پایان کار، در دعاوی الزام به اخذ صورت جلسه این مورد را هم رسیدگی نموده و مورد رای قرار می دهند، اما شایسته است تا این مهم نیز در دادخواست ذکر گردد.
برای طرح دعوا در دادگاه های عمومی حقوقی با خواسته الزام به اخذ صورت جلسه تفکیکی، رعایت تشریفات قانونی و مقررات مربوط به اقامه دعوا لازم و ضروری است. تشریفات قانونی طرح شکایت و ارائه دادخواست به دادگاه های عمومی و حقوقی شامل:
_ ثبت نام شخص شاکی در سامانه الکترونیکی ثنا ( ثبت ثنا ) توسط دفاتر خدمات قضایی و دریافت رمز شخصی ثنا برای پیگیری مراحل رسیدگی و ابلاغ اوراق و آرای قضایی.
_ تنظیم دادخواست الزام فروشنده بانضمام مالک اصلی ملک به اخذ صورت جلسه تفکیکی و ثبت داخواست در سامانه ثنا، دادخواست مذکور از طریق سامانه به دادگاه عمومی و حقوقی ارسال می شود.
دادخواست الزام به اخذ صورت جلسه تفکیکی پس از بررسی اداری و پذیرش، از طریق رئیس دادگستری به شعبات بدوی دادگاه عمومی و حقوقی ارجاع می شود. شعب بدوی دادگاه موضوع مطرح شده را مورد بررسی قرار داده و با استناد به مدارک و مستندات موجود در پرونده، استماع اظهارات طرفین و استعلام از سازمان های ذیربط، پس از دریافت جوابیه استعلامات و جمع بندی کلی رای صادر می نمایند.
رای شعبات بدوی دادگاه های عمومی و حقوقی پس از ابلاغ به طرفین تا ۲۰ روز مهلت اعتراض دارد، به اعتراضات خارج از وقت مقرر ترتیب اثری داده نخواهد شد و رای صادره قطعی می شود. رای قطعی شعبات بدوی دادگاه عمومی حقوقی، چنانچه مبنی بر الزام فروشنده یا مالک اصلی ملک به اخذ صورت جلسه تفکیکی باشد، با درخواست خواهان پرونده رای صادره برای اجرا به واحد اجرای احکام مدنی دادگاه عمومی و حقوقی ارجاع داده می شود.
اعتراض به رای بدوی دادگاه های عمومی و حقوقی در مهلت قانونی، موجب می شود تا امکان تجدید نظرخواهی از رای صادره در دادگاه تجدید نظر فراهم شود. ارائه دادخواست تجدید نظر خواهی با خواسته الزام فروشنده و یا مالک اصلی ملک، به اخذ صورت جلسه تفکیکی در شعبات تجدید نظر مورد بررسی و رسیدگی نهایی قرار می گیرد.
رای صادره از شعب تجدید نظر دادگاه های عمومی و حقوقی قطعی و لازم الاجرا است، بنابراین در صورت تایید رای بدوی مبنی بر الزام فروشنده یا مالک اصلی ملک به اخذ صورت جلسه تفکیکی، با درخواست خواهان ( تجدید نظر خواه ) رای صادره برای اجرا به واحد اجرای احکام دادگاه ارجاع می شود.
نکته : بعد از اینکه رای قطعی صادر شود و برای اجرا به واحد اجرای احکام دادگاه ارجاع گردد، واحد اجرای احکام برای محکوم علیه ( فروشنده یا مالک اصلی ملک ) ابلاغیه اجرائیه صادر می نماید، چنانچه محکوم علیه ظرف ۱۰ روز پس از ابلاغ حکم برای اخذ صورت جلسه تفکیکی اقدام ننماید، محکوم له ( شخصی که رای به نفع ایشان صادر شده است) می تواند حکم صادره مبنی بر اخذ صورت جلسه تنظیمی را اجرا نماید و هزینه های پرداختی را از محکوم علیه مطالبه کند. ( مطابق ماده ۴۷ قانون اجرای احکام مدنی )
وکیل دیوان عدالت اداری مجرب و آشنا به قوانین و مقررات شهرداری، ضمن انجام اقدامات موثر برای اخذ سند رسمی تفکیک شده، چنانچه موفق به اخذ صورت جلسه تفکیکی نشود، با تهیه مدارک و مستندات موثر د ردادگاه عمومی و حقوقی اقدام به طرح دعوا و خواسته الزام به اخذ صورت جلسه تفکیکی توسط فروشنده یا مالک اصلی ملک می نماید.
گروه وکلای پایتخت افتخار دارد کلیه دعاوی حقوقی و ملکی شما را در دادگاه ها، به صورت کاملا” تخصصی پیگیری نماید.کسب نتیجه و موفقیت در گرو اعتماد شما به گروه وکلای پایتخت می باشد.
گروه وکلای پایتخت با ارائه مشاوره حقوقی تخصصی در زمینه الزام به اخذ صورت مجلس تفکیکی به صورت تلفنی، آنلاین و حضوری همراه شما در تمامی مراحل رسیدگی و پیگیری پرونده تا رسیدن به موفقیت می باشد .این گروه با داشتن کادری مجرب آماده ارائه خدمات مشاوره ای می باشد .
در مورد ساختمان‌ها به خصوص آپارتمان‌های نوساز، یکی از دعاوی مطرح دعوای الزام به اخذ صورت مجلس تفکیکی می‌باشد. صورت مجلس تفکیکی با استفاده از گواهی پایان کار ساختمان بوسیله اداره ثبت و اسناد تهیه می‌گردد. در لغت تفکیک را به جدا کردن قطعات از هم معنا می‌کنند اما تفکیک در حقوق به معنای کوچک‌تر کردن مال غیرمنقول و تقسیم آن به قطعات کوچک می‌باشد.
در تفکیک ملک حتی یک نفر مالک شش دانگ زمین هم خواهد توانست با رعایت قوانین حاکم بر تفکیک، ملک را به قطعات کوچک‌تر تقسیم نماید. اما در صورتی که دو یا چند مالک بر اساس مشاع در ملکی دارای سهم باشند و در صورت عدم توافق برای تقسیم سهم ویژه‌ی خود، هر یک از این مالکین مشاع می‌توانند درخواست صدور رای افراز از اداره ثبت اسناد و املاک و یا دادگاه محل وقوع ملک نمایند. این عمل به این معناست که سهم‌شان از شرکا دیگر جدا شده و به صورت اختصاصی سند مالیکت دریافت خواهند کرد.
صورت مجلس تفکیکی برای آپارتمان
بعد از اخذ پایان کار از شهرداری، صدور صورت مجلس تفکیکی برای املاک تبدیل شده به آپارتمان امکان‌پذیر است. یعنی پس از تمام شدن عملیات ساختمانی و تایید آن توسط مهندس ناظر و همچنین صدور پایان کار، مالک با مراجعه به دفتر اسناد رسمی، درخواست صدور صورت مجلس تفکیکی را به دفتر اسناد رسمی تسلیم می‌نماید. تقاضای مالک یا مالکین توسط سر دفتر اسناد رسمی به اداره ثبت اسناد و املاک محل احداث ملک ارجاع داده و توسط کارشناس مربوطه نسبت به صدور صورت مجلس تفکیکی اقدام می‌نماید.
صورت مجلس تفکیکی برای زمین
برای مالک و مالکین صدور صورت مجلس تفکیکی زمین امکان‌پذیر بوده و نیازی به صدور پایان کار نخواهد بود. در این حالت تنها نقشه زمین از شهرداری دریافت گردیده و ضمیمه درخواست می‌گردد. مالک یا مالکین پس از صدور صورت مجلس تفکیکی نسبت به تهیه و امضا تقسیم‌نامه بر اساس سهم خود اقدام کرده و در صورتی که این تقسیم‌نامه مورد توافق طرفین قرار نگیرد، صدور صورت مجلس تفکیکی بیهوده خواهد بود. لازم به ذکر است که سند رسمی ملک قابل انتقال به نام اشخاص ثالث در این مرحله می‌باشد.
دعوای الزام به اخذ صورت مجلس تفکیکی
بر طبق توضیحاتی که تا به اینجا داده شد، دریافتیم به سندی که مشخصات قسمت‌های تفکیکی یک ساختمان و همینطور واحدها در آن مشخص می‌شود، صورت مجلس تفکیکی می‌گویند. تهیه این سند بر عهده مامور اداره ثبت بوده و بر طبق گواهی پایان کار ساختمان تهیه می‌گردد. با انجام این کار مشخصات و حدود اربعه هر واحد و همچنین قسمت مشاعات آن مشخص خواهد شد. علاوه بر آن از واحدهای تفکیکی سهم هر شخص معلوم گردیده و مبنای سند برای هر واحد هم مشخص می‌شود.
لازم به ذکر است که هر زمان دو یا چند مالک به صورت مشاع در ملکی دارای سهم باشند و برای تقسیم سهم اختصاصی خود توافقی انجام نداده باشند، هر کدام از مالکین مشاعی امکان این را دارند تا از اداره ثبت اسناد و املاک و همچنین دادگاه محل ملک اقدام به درخواست صدور رای نمایند. این امر به معنای جدا کردن سهم خود از سایر شرکا می‌باشد. در نتیجه سند مالکیت اختصاصی خود را دریافت خواهند کرد. به این عمل افراز گفته می‌شود.
روند تهیه صورت مجلس تفکیکی
نوبت به اخذ تاییدیه مهندس ناظر زمانی است که یک ساختمان با تعداد واحدهای آن مشخص گردد. مبنای صدور گواهی پایان کار شهرداری این سند می‌باشد. اما در زمانی که ملک شخصی بوده و در محدوده قانونی شهر قرار داشته باشد موضوع متفاوت است. در این صورت مالک باید درخواست تفکیک خود را با ارائه مدرک مالکیت خود و نقشه تفکیکی مصوب شهرداری ماده صد و یک شهرداری‌ها انجام دهد.
در مورد آپارتمان‌ها پایان کار شهرداری به جای نقشه تفکیکی ملاک بوده و بر اساس قانون آپارتمان‌ها عمل تفکیک انجام می‌گردد. بنابراین مالک یا مالکین آپارتمان بر اساس گواهی پایان کار و مالک ملک شخصی با در اختیار داشتن نقشه تفکیکی اقدام می‌نمایند. این مالکین با ارائه این مدارک به دفتر اسناد رسمی درخواست صورت مجلس تفکیکی می‌کنند. بر اساس درخواست مالک یا مالکین در دفترخانه، درخواست ارائه شده به اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک ارسال و توسط اداره ثبت موضوع به کارشناس ارجاع داده می‌شود.
کارشناس مراجعه کننده به محل با درج مشخصات قسمت‌های مختلف هر واحد و مشاعات آن در صورت مجلس تفکیکی به صدور حکم صورت مجلس تفکیکی اقدام کرده و مالک یا مالکین موظف هستند تا تقسیم‌نامه‌ای را تنظیم و امضا کنند. و بر این اساس میزان سهم هر یک از شرکا در آن مشخص خواهد شد.
همانطور که گفته شد پس از تهیه و تنظیم صورت مجلس تفکیکی نوبت به صدور سند مالکیت می‌باشد. در شرایطی که قبلا سند مالکیت برای ملک صادر نشده باشد، دعوی الزام به اخذ صورت مجلس تفکیکی ملک میسر خواهد بود. درخواست الزام به صورت مجلس تفکیکی برای املاکی که سند مالکیت دارند معنی نداشته و به چنین درخواستی رسیدگی نمی‌شود. علاوه بر آن دعوی الزام به صورت مجلس تفکیکی که از نوع دعاوی باشد غیر مالی محسوب شده و بر این اساس فقط در دادگاه‌های نزدیک محل ملک رسیدگی انجام می‌گردد.
دادخواست الزام به اخذ صورت مجلس تفکیکی
در صورتی که از اخذ صورت مجلس تفکیکی توسط فروشنده ملک ممانعت به عمل آید، امکان اخذ سند و انتقال ملک به خریدار انجام نمی‌شود، در این راستا خریدار خواهد توانست با تنظیم دادخواستی فروشنده را به اخذ صورت مجلس تفکیکی ملزم نماید. علاوه بر آن خریدار می‌تواند الزام به اخذ پایان کار و اخذ سند را نیز در دادگاه درخواست کند. حدود و مساحت قسمت اختصاصی و همینطور مشترکات در صورت مجلس تفکیکی قید می‌گردد.
همچنین لازم به ذکر است که در ساخت و پیش فروش نیز قرارداد مشارکت به همین منوال انجام می‌شود. سازنده یا پیش فروشنده در تمامی موارد بر اساس تعهد خود در مبایعه نامه مستلزم به اخذ صورت مجلس تفکیکی خواهند بود. وظیفه مالک رسمی ملک در درجه نخست، اخذ صورت مجلس تفکیکی بوده ولی در مواردی هم شخص دیگری ممکن است با تنظیم قرارداد متعهد به گرفتن این صورت مجلس بشود.
بهتر است متعهد نیز علاوه بر مالک رسمی ملک مورد طرف دعوی قرار بگیرد. هر شخص در این دعوا که از صدور صورت مجلس تفکیکی سود ببرد خواهد توانست دعوا را مطرح کند. مالک یا مالکین رسمی ملک، خوانده اصلی این دعوا هستند و مالک رسمی کسی است که محکوم به اخذ صورت مجلس تفکیکی می‌شود.
نحوه طرح دعوی الزام به اخذ صورت مجلس تفکیکی
- مواجه شدن خریدار با امتناع یا تعلل فروشنده از اخذ صورت مجلس تفکیکی
- زمانی که خریدار اقدام به پیگیری موضوع می‌نماید، باید ضمن مراجعه به مراجع قضایی دادخواستی را هم در زمینه‌ی مربوطه به دادگاه تقدیم کند.
- خریدار در دادخواست به عنوان تقاضای محکومیت فروشنده به عنوان خوانده و از دادگاه اخذ صورت مجلس تفکیکی را درخواست می‌نماید.
- نام تمامی فروشندگان و خریداران ملک باید توسط خریدار در دادخواست قید گردد. در نتیجه دعوی الزام به اخذ صورت مجلس تفکیکی باید برای تمامی مالکین ملک طرح شود. چنانچه تنها نام آخرین مالک در دادخواست توسط خواهان قید شود، دعوی از جانب دادگاه مورد پذیرش قرار نخواهد گرفت.
- در صورتی که دادگاه خوانده را به اخذ صورت مجلس تفکیکی محکوم کند اما باز هم فروشنده از انجام این کار ممانعت به عمل آورد، بر اساس رای دادگاه خریدار می‌تواند اقدام به پیگیری موضوع و اخذ صورت مجلس تفکیکی کند. پس از آن با طرح شکایت از فروشنده توسط خواهان یا خریدار، می‌تواند طلب پرداخت هزینه و خسارات دادرسی را از دادگاه نماید.
نکات مربوط به دعوی الزام به اخذ صورت مجلس تفکیکی
لازم به ذکر است که این صورت مجلس تنها برای املاکی که از قابلیت تفکیک برخوردار باشند اخذ شده و برای املاک غیرقابل افزار این امکان وجود ندارد و درنتیجه صورت مجلس اخذ نمی‌گردد. در صورت مجلس تفکیکی فقط حدود چهارگانه برای هر یک از بخش‌های اختصاصی و مشترک ساختمان همچنین مساحت و شماره‌ی آنها در صورت مجلس تفکیکی ذکر خواهد شد.
پس از صدور گواهی پایان کار ساختمان، اخذ صورت مجلس تفکیکی از شهرداری موضوعیت داشته و در صورت عدم داشتن پایان کار ساختمان، درخواست الزام به اخذ پایان کار از دادگاه توسط خواهان ضروری است. الزام به تنظیم سند رسمی نیز ضمن دادخواست الزام به اخذ پایان کار خواسته می‌شود. زیرا مقدمه‌ی گرفتن تقسیم‌نامه و تنظیم سند رسمی، صورت مجلس می‌باشد. علاوه بر نکات گفته شده برای اخذ تاییدیه شهرداری رعایت ماده صد و یک قانون شهرداری الزامی است.
تفاوت افراز و تفکیک
تفکیک نیازی به مشارکت چند نفر نداشته در صورتی که افراز بین دو یا چند شریک مشاعی مطرح می‌شود. در نتیجه یک مالک می‌تواند به تنهایی درخواست تفکیک ملک نماید. در افراز موضوع اختلاف بوده اما در تفکیک کارها بر پایه صلح انجام شده و نیازی به وجود اختلاف در بین شرکا نیست. در صورتی که در بین شرکا توافقی مبنی بر نحوه تقسیم ملک مشاعی صورت نگیرد، می‌توانند اقدام به درخواست افراز کنند.
همچنین نکته دیگری که باید به آن توجه شود این است که اعتراض به افراز در دادگاه طرح شده، در صورتی که اعتراض به تفکیک در اداره ثبت و اسناد و املاک رسیدگی می‌گردد. صدور تقسیم‌نامه پس از صدور صورت مجلس تفکیکی انجام شده و به امضا شرکا می‌رسد. باید به این موضوع هم توجه کنیم که پس از صادر شدن رای افراز و عدم اعتراض در زمان تعیین شده، کار افراز به پایان رسیده و قابل بازبینی نخواهد بود.
لازم به ذکر است که در حین انجام عملیات اجرایی، اعتراض به تفکیک سبب توقف کار تفکیک می‌گردد. اما اگر در حین عملیات اجرایی افراز به روند آن اعتراض شود، مسموع نبوده و تنها پس از صادر شدن رای افراز این اعتراض در دادگاه پذیرفته خواهد شد.
صورت مجلس تفکیکی
پس از ساخته شدن آپارتمان‌ها، تمامی قطعات آنها به صورت مشاع بوده و باید برای هر واحد به شکل جداگانه سند اخذ نماییم. جهت اخذ سند برای هر واحد لازم است تا مشخصات آن واحد و همچنین پارکینگ، انباری و بخش مشاعات دیگر نیز مشخص گردد. همانطور که در این مقاله گفته شد به سندی که از طرف اداره ثبت صادر شده و قسمت‌های تفکیکی توسط آن مشخص می‌شود، صورت مجلس تفکیکی می‌گویند.
با استفاده از گواهی پایان کار ساختمان صورت مجلس تفکیکی توسط ثبت اسناد و املاک تهیه می‌گردد. در این صورت مجلس به مالکیت خصوصی واحدها پرداخته نمی‌پردازد. لازم به ذکر است که اگر تمام ملک متعلق به یک شخص باشد بدیهی است که کل قطعات هم به او تعلق خواهد داشت و بر این اساس ملکی که از چند مالک مشاعی برخوردار باشد، کل واحدها نیز باید بخش به بخش بر اساس سهم به هر یک از مالکین تعلق بگیرد.
یکی از نکات دیگری که در روند تفکیک باید از آن مطلع باشیم هزینه تفکیک می‌باشد. هزینه تفکیک بر مبنای ارزش معاملاتی روز وصول خواهد شد. حتی اگر بهای معامله از ارزش معاملاتی روز نیز بیشتر باشد. بنابراین فرد تقاضا کننده برای تفکیک ملک باید به شهرداری منطقه مربوطه ملک مراجعه و درخواست خود را اعلام نماید.
در نتیجه در این مرحله شهرداری وظیفه دارد تا به متقاضی نقشه مزبور را ارائه دهد. سپس متقاضی به دفتر اسناد رسمی مراجعه کرده و نقشه را ارائه می‌نماید تا توسط اداره ثبت برای تفکیک پلاک خود استعلام صورت دهند.
الزام به اخذ صورت مجلس تفکیکی و تنظیم دادخواست
همانطور که در این مقاله اشاره شد، در دادخواست باید نام تمامی فروشندگان و خریداران توسط فرد خریدار از ابتدا تا انتها قید گردد. بر این اساس دعوی الزام به اخذ صورت مجلس تفکیکی ملزم است تا به طرفیت تمامی مالکان ملک مطرح شود.
چنانچه سند تقسیم‌نامه به رضایت مالکین در دفترخانه تنظیم شود، تعدادی از واحدها به طور کامل مورد انتخاب مالکین نسبت به سهم‌شان انجام می‌گردد. این انتخاب‌ها در سند تقسیم‌نامه ثبت خواهد شد. چنانچه سند تقسیم‌نامه بعد از صورت مجلس تفکیکی انجام نشود، کار اداره ثبت برای تهیه صورت مجلس تفکیکی عبث واقع شده و بر طبق این موضوع بنا بر تقاضای هر مالک، تنظیم سند تقسیم‌نامه اجباری و ضروری خواهد بود.
از لوازم انتقال سند، اخذ صورت مجلس تفکیکی بوده و فروشنده وظیفه انتقال سند رسمی و انجام کلیه امور اداری و ثبتی را بر عهده دارد، در نتیجه چنانچه فروشنده اقدام به اخذ صورت مجلس تفکیکی پس از پایان عملیات ساخت و ساز نکند، خریدار می‌تواند نسبت به این موضوع طرح دعوی نماید.
